Учет в ресторане имеет свою специфику. Этот вид деятельности предполагает сочетание производства и торговли, а процесс отражается именно в складском учете. Чтобы представить всю сложность задачи, достаточно перечислить объекты и участки для учета оборота товаров:
- товары, закупаемые с целью продажи, иногда являются сырьем для производства (алкогольные напитки могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей);
- полуфабрикаты — результат производства, входящие в состав продаваемых блюд, но не являющиеся объектами продажи (фарш входит в состав котлет, тефтелей и т. п.);
- блюда и полуфабрикаты — результат производства и объект продажи;
- склад, где ответственное лицо — кладовщик, принимающий товары от внешних поставщиков и по мере необходимости выдающий их на кухню и в бар;
- производство, где ответственное лицо — технолог или шеф-повар;
- место розничной торговли: бар, где ответственным является бармен.
Однако для эффективной работы ресторана необходимо контролировать оборот каждого товара на конкретном участке. Поэтому для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты, которые основаны на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья. По закону любые изменения в нормах закладки и в стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте.
В былые времена для каждого объекта заводилась отдельная карточка. В результате их набиралось несколько сотен. Чтобы составить элементарный отчет, нужно было все перебрать и произвести огромное число арифметических операций. Понятно, что для бухгалтеров такая работа была весьма трудоемкой. Но еще сложнее — контролировать работу кухни. Даже при применении самого простого способа — сравнение фактических остатков товара на каждом участке с расчетными — необходимо было высчитывать количество использованных продуктов, причем все расходы сырья и приходы готовой продукции отражались в товарных карточках. А для оперативного управления рестораном обязателен и учет денег. Чтобы определить прибыльность предприятия, найти слабые места в ведении хозяйства, нужно знать затраты на производство, частью которых являются затраты на покупку сырья. Согласитесь, что производить подобные расчеты на калькуляторе более чем затруднительно. Повысить эффективность этого процесса помогла только полная его автоматизация, которая сегодня, к счастью, не является проблемой
В компьютерных системах складского учета формы для ввода данных максимально приближены к оригинальным документам. Их можно выбрать из соответствующих словарей (товаров, единиц измерения, мест хранения, корреспондентов) простым нажатием не скольких клавиш. Кроме того, вводить данные можно при помощи сканеров для чтения штрих-кода.
Автоматизация позволяет вести складской учет и между подразделениями ресторана. В компьютер вносится документ о внутреннем перемещении товаров, которые списываются в подразделении-источнике и приходуются у получателя. В базе данных хранятся электронные копии рецептов и история их изменений. Поэтому можно отслеживать динамику изменений сырьевого набора и его стоимости и за считанные секунды получить полную картину работы кухни.
Производственный процесс
Производственный процесс и отпуск готовых изделий отражается в заборных листах или в расходных накладных. Обрабатывая их, компьютер фиксирует расход сырья, необходимый для получения продукции, приход готовых изделий и рассчитывает себестоимость. Документы по расходу блюд также можно формировать автоматически — для этого кассу и складской компьютер надо объединить в единую сеть. В результате все данные о приготовленных блюдах (включая выручку) вносятся официантами и кассирами.
В конце рабочего дня сведения из кассы попадают в базу данных компьютера. На их основе формируются документы по расходу блюд и создается вся последующая документация: расходные накладные, акты списания продуктов с производства и т.д. Таким образом проводится аналитический учет. Затем эти документы передаются в другие системы, например, в бухгалтерскую, где ведется синтетический учет денежных сумм. На основе данных об обороте товаров составляются расчетные остатки по каждому подразделению, а для контроля проводится инвентаризация. В компьютер при помощи сканера штрих-кода вносятся фактические остатки, и затем сразу же появляется результат: количество и сумма «излишков» и «недостач».
Инвентаризация в баре
Посчитать остатки здесь не так просто, поскольку не все напитки продаются целыми бутылками. Иногда для расчета остатков бармены выливают содержимое бутылок в измерительные мензурки, а потом заливают обратно. Однако современные системы учета позволяют использовать для инвентаризации специальные весы. В базу данных заносится информация о таре, и бармену остается лишь поставить бутылку с напитком на весы и отметить ее массу в компьютере. Расчет «излишков» и «недостач» произойдет автоматически.