Осень для кейтеринговых компаний — время активной подготовки к новогодним мероприятиям. Золотому периоду предшествует серьезная работа, связанная с арендой площадок, контрактами с поставщиками, логистикой и наймом персонала. Компании сосредоточены на подготовке к новогодним мероприятиям и очень активно работают над их организацией, поскольку за один декабрьский месяц можно получить треть годовой прибыли. О том, какие шаги необходимо предпринять, чтобы ожидания оправдались, рассказал эксперт в сфере кейтеринговых услуг Кирилл Погодин.
Какие горячие сезоны для кейтериновых компании вы можете выделить?
К.П.: Безусловно, самый горячий сезон — декабрь, потому что на этот месяц приходится максимальное число корпоративных мероприятий и 25-35% объема годовых продаж. Второй по насыщенности период — лето (при хороших погодных условиях к летнему сезону можно отнести май и сентябрь). В это время проходят неформальные мероприятия, часто на открытом воздухе. Можно сказать, что по объему продаж лето — второй декабрь.
Февраль, март, апрель, сентябрь-октябрь — это месяцы деловой активности, когда проходят различные конференции, презентации, семинары. Самыми слабыми можно считать ноябрь и январь. Конечно, иногда бывают какие-то масштабные мероприятия, проводимые политическими партиями, благотворительными фондами и пр., которые искажают картину распределения процентной нагрузки по месяцам. Но это не тенденция. Если говорить о планировании, то самые востребованные залы традиционно бронируются с начала года, некоторые — в январе. В мае планируются очень крупные мероприятия на декабрь. В июле-августе — просто крупные мероприятия, они ставятся в план, обсуждаются и т.д. Средние мероприятия планируются в сентябре, в октябре-ноябре поступает много мелких заказов.
В кризисный период ситуация несколько иная. В прошлом году, в первые осенние месяцы были отмены, переносы, сокращения. Но после сентябрьско-октябрьского негатива, во второй половине ноября, мы наблюдали волну спонтанных мероприятий. Многие из них организовывались в последний момент. Я думаю, если в нашей экономике ничего не произойдет неожиданного, то такой эффект не повторится. Повода для этого нет. Сейчас рынок пребывает в некотором оживлении, чувствуется оптимистический настрой, поэтому есть надежда, что этот декабрь будет более «плановым», чем прошлый. Конечно же, заблаговременных заказов еще не так много, потому что многие все-таки осторожничают. Я думаю, в сентябре наступит ясность.
А новогодний период одинаково «горяч» и для кейтеринговых компаний, и для кейтерингов при гостиницах и ресторанах?
К.П.: В декабре — да. Банкетная служба гостиниц, стационарные рестораны — это косвенные конкуренты кейтерингов. Когда заказчик выбирает себе подрядчика для декабрьского мероприятия, он иногда ограничивается только кейтерингами, не рассматривая рестораны и гостиницы. Но обычно рассматриваются все варианты. И, в общем-то, у ресторанов есть преимущество — собственная площадка.
С какими ожиданиями обычно связано это время?
К.П.: С объемом продаж — это первое и главное. Некоторые кейтеринговые компании используют всплеск спроса как импульс для развития. Иногда вложения в материально-техническую базу, сделанные в это время, окупаются за месяц.
Услуги какого класса пользуются бóльшим спросом в новогодний период?
К.П.: На каждый товар найдется свой купец. И в Новый год есть компании, которые очень много экономят, и компании, которые очень много тратят. Всем хватит места под солнцем. Почти всем.
До экономического спада сегмент премиум-услуг развивался особенно бурно. В кризис же можно было ожидать качественного развития экономичного сегмента — появления своеобразных дискаунтеров, развития параллельных брендов, оптимизации работы. Но ничего такого не происходит, что очень странно. Хотя даже премиальные кейтеринги идут на уступки…
Когда надо начинать подготовку к новогоднему сезону?
К.П.: С ключевыми клиентами, крупными компаниями стоит активно общаться, начиная с весны. С компаниями крупными и средними — с начала лета. А небольшие компании раньше осени к этому вопросу не обращаются. В этом смысле для кейтеринга новогодний сезон начинается с продаж. Большие заказы почти всегда реализуются при помощи event-агентств, редко — напрямую через кейтеринг, потому как более сложная технология мероприятия требует должной организации и, соответственно, нужен помощник. Иногда компания-заказчик начинает работать с агентством весной, а подрядчика по питанию не выбирают до осени, считая, что и в октябре не поздно заказать банкет. В определенном смысле они правы, потому что редкий кейтеринг откажется от большого заказа, даже если сроки сжаты. Но, тем не менее, для кейтеринга подготовка к декабрю должна начинаться заблаговременно.
С какими сложностями придется столкнуться компаниям?
К.П.: Будет традиционная нагрузка на персонал. В силу роста рынка и хорошего положения до кризиса, многие компании ушли от работы с собственным персоналом и начали сотрудничать с посредниками, агентствами по привлечению временных кадров. После кризиса многие вернулись к тому, что все-таки своя база работников — это экономия. К декабрю иметь базу персонала очень важно. Если ее не будет, придется привлекать обычный персонал через стороннего подрядчика, через агентство. И это будет дороже. Имея план мероприятий на декабрь, кейтеринговая компания должна понять, какое количество персонала она может получить из собственной базы, сколько работников недостает и требуется привлечь со стороны, и вовремя известить об этом кадровые агентства.
Также может возникнуть необходимость увеличить парк оборудования. Имея какие-то масштабные заявки, компания может заранее оценить свои возможности и понять, чего ей недостает. Компаниям-поставщикам требуются месяц-два для того, чтобы все это поставить.
Раньше при продаже мероприятий, кроме работы с клиентами, компании осуществляли бронирование, точнее, даже выкуп залов на пиковые даты, но в прошлом году никто этого не делал. В этом году, боюсь, это тоже не будет распространенной практикой. Компании, которые управляют своими площадками, имеют преимущество, так как их риски меньше.
В напряженные месяцы жизненно важное значение приобретает логистика — многие компании проводят не по одному, а по нескольку мероприятий в день, что требует усиленной координации всех материальных и информационных потоков. Иногда это сложно. Но, при правильной организации, логистика — совершенно решаемая рабочая задача.
Ценовая политика в «горячие» месяцы пересматривается?
К.П.: Традиционно компании увеличивают цены, но не все. Есть компании, которые используют сохранение цен как некое конкурентное преимущество. Большинство же увеличивает цены к декабрю, и к этому есть объективные предпосылки, а не просто желание побольше заработать. Необходимость развивать парк оборудования, делать инвестиции, набирать дополнительный персонал, покупать подорожавшие к сезону продукты заставляет компании поднимать цены.
Как расширяется предложение и изменяется меню?
К.П.: Для декабря характерны мероприятия в формате банкетов. Они требуют соответствующего меню. Например, востребованы более плотные блюда, нежели летом, популярны горячие алкогольные напитки (грог, пунш). Традиционно разрабатываются новые новогодние блюда.
Некоторые компании предлагают развлекательные тематические программы как дополнительную услугу к ресторанному обслуживанию. Но это делают не все. Ведь есть компании-партнеры, которые предлагают сценарии и прочее. Более крупные кейтеринги предпочитают не заниматься всем сами, потому что это все-таки нецелевой бизнес, отвлечение от работы.
Продвинутые операторы рынка создают специальное новогоднее оформление стола. «Непродвинутые» компании этого не делают, что, на мой взгляд, недальновидно. Когда заказчик видит предложение, включающее сезонный декор столов, он отмечает это как плюс и пытается что-то подобное найти и у других подрядчиков. Некоторые компании предлагают по четыре-пять видов сезонного оформления стола на выбор без какой-либо дополнительной оплаты. Оформление не всегда должно быть дорогим, это могут быть аксессуары, которые многократно используются.
В чем залог успеха мероприятия?
К.П.: В грамотном планировании. В пожарном режиме что-то исправлять тяжело и малоэффективно. Если в компании нет стандартов деятельности, если каждый менеджер сам определяет, как он готовит мероприятие — это заявка на провал. Опираясь только на компетентность личности, рано или поздно компания останется у разбитого корыта. Поэтому нужно развивать компетентность и профессионализм всей организации, описывать процессы, регламентировать процедуры. В конце концов, обслуживание — это лицо компании, а не лицо менеджера. Все, что не подготовлено к сезону, будет создавать проблемы на ходу. Менеджеру придется избыточно контролировать процессы на месте, и если мероприятие масштабное — это будет похоже на цирк.
Чего ожидают клиенты от мероприятия?
К.П.: Мы можем упомянуть такие вещи как высокая кухня, красивое оформление — это будет правдой. Но есть еще такой немаловажный фактор, как личное спокойствие представителя заказчика. Если кейтеринговая компания «подставляет» его своим непрофессионализмом, сбоями, первым страдает он. Поэтому одно из ожиданий — это надежность. Конечно, есть ожидание и качества сервиса, и уровня цен — всего того, что является характеристиками продукта или услуги. Сейчас заказчик куда более искушен, чем 10 лет назад, и его ожидания — совершенно другого порядка. Это касается и материально-технической базы кейтерингов.
Характерно, что всех игроков рынка можно разделить на 2 категории: одни нацелены на развитие, а другие считают, что «у нас все и так хорошо». Завтрашний клиент определенно не оценит тех, кто довольствуется имеющимся.
Ожидания клиента не связаны напрямую с тем, что у компании происходит внутри, как построен ее бизнес, как она управляет всеми процессами, потому что клиент — не профессионал. Но внутреннее устройство кейтеринга отражается на качестве работы, что уже вполне могут оценить клиенты.
Если блюда будут поданы позже на 10 минут — это страшно?
К.П.: Регламент подачи блюд на каждом втором мероприятии корректируется оперативно, чаще всего заказчик сам меняет его. Со стороны кейтеринга опоздание — это показатель непрофессионализма. У некоторых в договоре прописана неустойка за задержку обслуживания более чем на 15 минут. Но какая неустойка поможет, если мероприятие задержали на 2 часа? Мероприятие либо происходит так, как надо, либо это провал. Или, например: «в случае пищевого отравления, компания выплатит такую-то компенсацию, если отравилось более 5% гостей»… А один человек — мало, что ли? И дело не в процентах от бюджета в качестве неустойки, тут вопрос в том, что не тот подрядчик был выбран.
Я знаю целый ряд компаний, которые никогда, ни разу в жизни ничего не задерживали. С этим довольно несложно справиться.
Что нужно делать, когда сезон закончился?
К.П.: Отдохнуть. Декабрь — это бессонный месяц для кейтеринга, но когда грамотно все подготовлено, жить спокойнее, все идет аккуратно. В январе сотрудники могут безболезненно уйти в отпуск. В это время также можно подвести итоги, заняться внутренними вопросами. Некоторые начинают финансовый год не с 1 января, а, к примеру, с 1 апреля, чтобы не заниматься финансовой отчетностью и бюджетированием в сезон пиковой нагрузки. Первый квартал способен съесть существенную часть декабрьской прибыли в компаниях, важно потратить эти средства правильно. Потом надо начинать активные продажи.